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Protezione dati – GDPR - Prescrizioni del Garante per il trattamento di categorie particolari di dati - Provvedimento del 5 giugno 2019, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 176 del 29 luglio 2019 (doc. web n. 9124510)

Il Regolamento UE n. 679 del 2016 “GDPR”, all’articolo 9, vieta di trattare dati personali che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, nonché i dati genetici, i dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, i dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona.

Il divieto, con le garanzie previste dal diritto nazionale, non si applica in alcuni specifici casi, tra cui:

  • se l’interessato ha prestato il proprio consenso, che deve essere esplicito, al trattamento di tali dati personali per una o più finalità specifiche;
  • se il trattamento è necessario per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell’interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale, nella misura in cui sia autorizzato dal diritto dell’Unione o degli Stati membri o da un contratto collettivo ai sensi del diritto degli Stati membri, in presenza di garanzie appropriate per i diritti fondamentali e gli interessi dell’interessato;
  • se il trattamento è necessario per tutelare un interesse vitale dell’interessato o di un’altra persona fisica qualora l’interessato si trovi nell’incapacità fisica o giuridica di prestare il proprio consenso;
  • se il trattamento è effettuato, nell’ambito delle sue legittime attività e con adeguate garanzie, da una fondazione, associazione o altro organismo senza scopo di lucro che persegua finalità politiche, filosofiche, religiose o sindacali, a condizione che il trattamento riguardi unicamente i membri, gli ex membri o le persone che hanno regolari contatti con la fondazione, l’associazione o l’organismo a motivo delle sue finalità e che i dati personali non siano comunicati all’esterno senza il consenso dell’interessato;
  • se il trattamento riguarda dati personali resi manifestamente pubblici dall’interessato, o è necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria, o è necessario per motivi di interesse pubblico;
  • se il trattamento è necessario per finalità di medicina preventiva o di medicina del lavoro, valutazione della capacità lavorativa del dipendente, diagnosi, assistenza o terapia sanitaria o sociale ovvero gestione dei sistemi e servizi sanitari o sociali.

Con il provvedimento dello scorso 5 giugno 2019, il Garante ha provveduto a modificare le prescrizioni a suo tempo emanate per il trattamento di tali dati “particolari” (ex “sensibili”) e contenute nelle Autorizzazioni n. 1, 3, 6, 8, e 9 del 2016, al fine di renderle conformi ai principi contenuti nel Regolamento europeo.

L’inosservanza alle disposizioni contenute nel provvedimento del Garante è soggetta alla sanzione amministrativa pecuniaria fino a 20 milioni di euro, o, per le imprese, fino al 4 % del fatturato mondiale totale annuo dell'esercizio precedente, se superiore.

Di seguito, le disposizioni di interesse per il nostro settore.

 

Trattamento di categorie particolari di dati nei rapporti di lavoro

Le prescrizioni previste dal Garante si applicano nei confronti di tutti coloro che, a vario titolo (titolare/responsabile del trattamento), effettuano trattamenti per finalità d’instaurazione, gestione ed estinzione del rapporto di lavoro.

Il trattamento delle categorie particolari di dati personali può essere effettuato solo se necessario (articolo 9, paragrafo 2, del Regolamento):

  • per adempiere o per esigere l’adempimento di specifici obblighi o per eseguire specifici compiti previsti dalla normativa dell’Unione europea, da leggi, da regolamenti o da contratti collettivi anche aziendali, ai sensi del diritto interno, in particolare ai fini dell’instaurazione, gestione ed estinzione del rapporto di lavoro, nonché del riconoscimento di agevolazioni ovvero dell’erogazione di contributi, dell’applicazione della normativa in materia di previdenza ed assistenza anche integrativa, o in materia di igiene e sicurezza del lavoro, nonché in materia fiscale e sindacale;
  • anche fuori dei casi di cui sopra, in conformità alla legge e per scopi determinati e legittimi, ai fini della tenuta della contabilità o della corresponsione di stipendi, assegni, premi, altri emolumenti, liberalità o benefici accessori;
  • per perseguire finalità di salvaguardia della vita o dell’incolumità fisica del lavoratore o di un terzo;
  • per far valere o difendere un diritto, anche da parte di un terzo, in sede giudiziaria, nonché in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato e di conciliazione, nei casi previsti dalle leggi, dalla normativa dell’Unione europea, dai regolamenti o dai contratti collettivi, sempre che i dati siano trattati esclusivamente per tali finalità e per il periodo strettamente necessario al loro perseguimento; il trattamento di dati personali effettuato per finalità di tutela dei propri diritti in giudizio deve riferirsi a contenziosi in atto o a situazioni precontenziose; resta salvo quanto stabilito dall’art. 60 del Codice della privacy, e cioè l’esigenza di tutelare un diritto della personalità o un altro diritto o libertà fondamentale;
  • per adempiere ad obblighi derivanti da contratti di assicurazione finalizzati alla copertura dei rischi connessi alla responsabilità del datore di lavoro in materia di salute e sicurezza del lavoro e di malattie professionali o per i danni cagionati a terzi nell’esercizio dell’attività lavorativa o professionale;
  • per garantire le pari opportunità nel lavoro;
  • per perseguire scopi determinati e legittimi individuati dagli statuti di associazioni, organizzazioni, federazioni o confederazioni rappresentative di categorie di datori di lavoro o dai contratti collettivi, in materia di assistenza sindacale ai datori di lavoro.

Nella fase preliminare alle assunzioni, le prescrizioni stabilite dal Garante sono le seguenti:

  • le agenzie per il lavoro e gli altri soggetti che svolgono attività di intermediazione, ricerca e selezione del personale possono trattare i dati idonei a rivelare lo stato di salute e l’origine razziale ed etnica dei candidati all’instaurazione di un rapporto di lavoro o di collaborazione, solo se la loro raccolta sia giustificata da scopi determinati e legittimi e sia necessaria per instaurare tale rapporto;
  • il trattamento effettuato ai fini dell’instaurazione del rapporto di lavoro deve riguardare le sole informazioni strettamente pertinenti e limitate a quanto necessario a tali finalità, anche tenuto conto delle particolari mansioni e/o delle specificità dei profili professionali richiesti;
  • qualora nei curricula inviati dai candidati siano presenti dati non pertinenti rispetto alla finalità perseguita, le agenzie per il lavoro o altri soggetti intermediari e i datori di lavoro che effettuano la selezione devono astenersi dall’utilizzare tali informazioni;
  • i dati genetici non possono essere trattati al fine di stabilire l’idoneità professionale di un candidato all’impiego, neppure con il consenso dell’interessato.

Nel corso del rapporto di lavoro il datore di lavoro deve rispettare le seguenti prescrizioni:

  • può trattare dati che rivelano le convinzioni religiose o filosofiche ovvero l’adesione ad associazioni od organizzazioni a carattere religioso o filosofico esclusivamente in caso di fruizione di permessi in occasione di festività religiose o per le modalità di erogazione dei servizi di mensa o, nei casi previsti dalla legge, per l’esercizio dell’obiezione di coscienza;
  • può trattare dati che rivelano le opinioni politiche o l’appartenenza sindacale, o l’esercizio di funzioni pubbliche e incarichi politici, di attività o di incarichi sindacali esclusivamente ai fini della fruizione di permessi o di periodi di aspettativa riconosciuti dalla legge o, eventualmente, dai contratti collettivi anche aziendali nonché per consentire l’esercizio dei diritti sindacali compreso il trattamento dei dati inerenti alle trattenute per il versamento delle quote di iscrizione ad associazioni od organizzazioni sindacali;
  • in caso di partecipazione di dipendenti ad operazioni elettorali in qualità di rappresentanti di lista, in applicazione del principio di necessità, nell’ambito della documentazione da presentare al fine del riconoscimento di benefici di legge, non deve trattare dati che rivelino le opinioni politiche (ad esempio, non deve essere richiesto il documento che designa il rappresentante di lista essendo allo scopo sufficiente la certificazione del presidente di seggio);
  • non può trattare dati genetici al fine di stabilire l’idoneità professionale di un dipendente, neppure con il consenso dell’interessato.

Con riferimento alle modalità di trattamento, occorre rispettare le seguenti prescrizioni specifiche:

  • i dati devono essere raccolti, di regola, presso l’interessato;
  • in tutte le comunicazioni all’interessato che contengono categorie particolari di dati devono essere utilizzate forme di comunicazione anche elettroniche individualizzate nei confronti di quest’ultimo o di un suo delegato, anche per il tramite di personale autorizzato. Nel caso in cui si proceda alla trasmissione del documento cartaceo, questo dovrà essere trasmesso, di regola, in plico chiuso, salva la necessità di acquisire, anche mediante la sottoscrizione per ricevuta, la prova della ricezione dell’atto;
  • i documenti che contengono categorie particolari di dati, ove debbano essere trasmessi ad altri uffici o funzioni della medesima struttura organizzativa in ragione delle rispettive competenze, devono contenere esclusivamente le informazioni necessarie allo svolgimento della funzione senza allegare, ove non strettamente indispensabile, documentazione integrale o riportare stralci all’interno del testo. A tal fine dovranno essere selezionate e impiegate modalità di trasmissione della documentazione che ne garantiscano la ricezione e il relativo trattamento da parte dei soli uffici o strutture organizzative competenti e del solo personale autorizzato;
  • quando per ragioni di organizzazione del lavoro, e nell’ambito della predisposizione di turni di servizio, si proceda a mettere a disposizione a soggetti diversi dall’interessato (ad esempio, altri colleghi) dati relativi a presenze ed assenze dal servizio, il datore di lavoro non deve esplicitare, nemmeno attraverso acronimi o sigle, le causali dell’assenza dalle quali sia possibile evincere la conoscibilità di particolari categorie di dati personali (ad esempio permessi sindacali o dati sanitari).

omissis

 

Distinti saluti.

                                                                                         Il Direttore Generale

                                                                              (Dr. Alessandro Massimo Nucara)


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